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從FDA方針來談數據完整性

January 2, 2019

涉及數據完整性的cGMP違規案件驚人的增加數量已經引起了FDA的關注。為了突顯這個問題,該機構於前些日子發表了一個“數據完整性與cGMP合規”的指導方針草案,針對一些常見的問題回應,試圖闡明數據的完整性在製藥過程中的重要性。

 

FDA發現數據完整性違規日趨增加。儘管如此,該機構在指導方針內容上的立場是,它只應被視為建議。該機構的指導方針中使用“應該(should)”一詞意味著有人建議,但不是必需的。儘管如此,指引中提到的一些“應該(shoulds)”,對許多受監管的公司來說似乎也是一個挑戰,特別是那些使用紙本作業系統的公司。FDA經常會遇到紙本記錄控制方面的問題,這些紙本很容易被丟棄或丟失。其他問題包括處理空白表格和執行審核追蹤,這些也是指導方針中認為電子品質管理系統(EQMS)可以幫助的地方。

 

本文總結了FDA對數據完整性指導方針中幾個重要問題的回答,並解釋了電子化品管系統(EQMS)如何更容易地遵循指導方針中的建議。

 

#1    FDA如何定義數據完整性?
監管審核中的一個共同的陳述是“如果沒有被寫下來,它就沒有發生過”(if it isn’t written down, it didn’t happen)。關於數據完整性的指導方針使得這個概念更進一步。FDA期望數據具備可歸屬、清楚的、即時記錄、原始或真實拷貝、準確的特性(ALCOA)(1)。FDA期望數據的可靠性和準確性,這意味著企業需要實施更有意義的有效策略來管理其數據完整性風險。
 

#2什麼是元數據(megadata)?
元數據是具有可以清楚了解數據相關訊息的數據。在沒有相關附加訊息的數據(例如:3),數值本身是沒有意義的,除非有相關數據(例如:3毫升)。為了具有相關性,文件需要伴隨著標題、作者、日期/時間戳等訊息。它以描述、解釋或以其他方式的結構化訊息,讓數據可以更容易檢索、使用或管理。

為了確保完整性,應該追蹤對文件元數據所做的更改並將其提供以為審閱。每次元數據的更改,用戶都必須輸入更改的原因,以使數據保持最新狀態。EQMS有助於消除修訂過程中常見的元數據不一致的問題。當文件被修改時,更新的元數據訊息(如文件編號、修訂編號和關於文件的基本訊息)也會同時被更新。

 

#3什麼是稽核追蹤(audit trail)?
根據FDA指南的定義,稽核追蹤是一種安全的、由電腦產生的、帶有時間戳記的電子記錄,針對有關的事件,可以重建/新建/修改或刪除相關電子記錄。稽核追蹤是一個記錄著“誰、什麼、什麼時候和為什麼(who、what、when、why)”的列表。
EQMS會自動追蹤所有的變化,包括修改前的內容、更改的日期和時間、更改人員的姓名以及更改的原因,可以隨提供審核追蹤時所需的必要的訊息。EQMS在稽核追蹤的效率與表現,也是紙本作業或Excel表單所望塵莫及的。

 

#4電子複本能否準確作為紙本或電子文件的真實複本?
指導方針指出,電子複本可以作為紙本或電子文件記錄的真實複本。但是,它規定複本需要保留原始數據的內容和含義,包括關聯的元數據以及原始記錄的靜態或動態性質。廠商可以保留紙本印刷輸出或靜態記錄,但基本上電子記錄是動態的,打印輸出或靜態記錄不能保持原始電子記錄的動態性質。根據FDA的說法,這不能完全滿足cGMP的要求。
EQMS確實保留了原始記錄的含義,包括相關的元數據。您可以配置EQMS以無限期地保存記錄或僅保留指定的時間段。另外,如有必要,您可以恢復任何已刪除的數據。

 

#5電子系統上的每個工作流程是否需要驗證?
根據該指導方針,諸如電子主要生產和控制記錄(Master Production and Control Record, MPCR)之類的工作流程是必須通過驗證來檢查電子系統的預期用途。如果指驗證電子系統,但不驗證它的預期用途,則無法知道工作流程是否正常運行。
根據驗證的經驗,EQMS可以幫助加速驗證過程。 它可以讓您手動執行驗證過程的時間比使用原有系統所需的時間少得多。
 

#6如何限制cGMP電子系統的使用?
您必須確保對電子化MPCR或其他記錄的更改以及將實驗室數據輸入到電子化記錄中的操作只能由授權人員進行。FDA建議儘可能使用技術(例如限制更改設置或數據的權限)來限制改變規格、作業參數或製造和測試方法的能力。
EQMS具有多種安全級別來自動追蹤和確保系統中每個用戶的真實性。系統會追蹤每個簽名組合,不允許重複或重新分配用戶ID和簽名組合。所有用戶ID和密碼均加密處理,並拒絕未具身分的任何人使用系統。

 

#7電子數據何時成為cGMP記錄?
所有為滿足cGMP要求而形成的數據都是cGMP記錄。指導方針規定,為了符合cGMP對製造過程的要求,必須在任務執行時記錄或保存記錄的數據。此外,所有記錄和維護的數據都不能被修改或丟棄。
EQMS可以設定為每個登錄的訊息個別自動保存記錄數據。自動化使得符合cGMP標準變得更加容易,因為所有的記錄和數據都會被自動追蹤和更新,審核過程中記錄的尋查、檢索的速度也會更快。
由於數據完整性的重要性,指導方針的要求確實超出了cGMP的標準。雖然原則上指導方針沒有法律約束力,但是當在檢核和執法時,該機構會傾向於指導方針的建議(#2)。EQMS將使您能夠更好地確保數據的完整性,隨時保持審核準備狀態,能更輕鬆地遵守所需的規定。
 

參考文獻:
#1    Data Integrity and Compliance with CGMP Guidance for Industry
http://www.fda.gov/downloads/Drugs/GuidanceComplianceRegulatoryInformation/Guidances/UCM495891.pdf
#2    Law Blog: FDA’s Draft Guidance on Data Integrity: The Cupola on Tower of Guidances
http://www.fdalawblog.net/fda_law_blog_hyman_phelps/2016/04/fdas-draft-guidance-on-data-integrity-the-cupola-on-a-tower-of-guidances.html
 

原文連結:

https://www.mastercontrol.com/gxp-lifeline/fda-guidance-answers-questions-regarding-data-integrity

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