June 8, 2021 By Sarah Beale, Staff Writer, MasterControl
正如企業在新冠肺炎大流行期間所瞭解，數位化說起來容易做起來難。數位化涉及克服內部反對聲浪、制定策略，會讓人長夜不眠、攝入大量的咖啡因！與所有大型目標一樣，施行數位化需要將所有流程拆分為較小的步驟，因此生命科學諮詢公司 Enterey 以四步驟流程協助客戶進行企業轉型。為了引導企業度過數位轉型的難關，該公司經理 Aimy Rehm 說明如何實際應用這些步驟施行數位化與可能面臨的潛在場景。
步驟 1：定義目前狀態
設定想達成的目標，從知道自己所處的狀態與達到目的的方式開始進行。如果對數位化感興趣，瞭解當前狀態使用紙本文件的程度是決勝關鍵。Rehm 舉了一些例子，說明紙本作業在日常工作中佔用的時間。例如，填寫表格時需要先列印文件、動手填寫、掃描、再以電子郵件傳送；然而，相關簽署人員依然會以紙本方式完成簽署、掃描、再以電子郵件傳送，完成整個簽核流程。
填寫表單只是流程的開始。從事生命科學相關行業的員工除了完成受雇的工作外，可能還需要將數據謄寫至紙本表單或輸入電子表單軟體，如 MS Excel。如果數據需要回報部門或執行主管，則需要將原始數據轉換為特定格式，如 MS PowerPoint。
如果你對上述作業模式感到熟悉，就可能值得改變你目前的狀態。但是，定義當前狀態需要更多詳細資訊才能找到問題的根源。過去協助客戶施行數位轉型時，我們會規劃整個流程，不僅是文件本身，還包括電子郵件、或是在需求討論會議時衍生之非屬數位化正式進程的部分。Rehm 解釋：資訊的詳細程度有助於精確預測數位轉型對企業帶來的連鎖反應。
步驟 2：定義未來狀態
一旦認清目前的狀態，下一步就是明確定義所期望的未來狀態是什麼樣子。在某些情況下，朝向數位化所做的努力看似都在改善目前的狀態，但這還算不上是一個完整的計劃。常見的紙本作業痛點是難以追溯文件，簡化和自動化追溯文件程序應該是未來狀態的一部分。Rehm 描述了電子化系統的追蹤功能。
Rehm 表示：“選擇具有內建工作流程管理元件的工具，在執行文件審核時，當人員A完成所屬工作，系統就會自動觸發通知人員B，並且能為需要知道文件審核流程進度的人員設置通知。此外，還能藉由工作流程管理工具獲取數據，讓使用者知道瓶頸在哪裡，以及是否需要調整流程以節省時間。這種可見性程度至關重要，若能遠端登錄系統，則更有用處。由於 COVID-19 席捲全球，許多企業認為在家就能登錄系統獲取資訊是其未來狀態的一項重要組成。在家工作勢必將工作融入個人生活，人們將會明瞭：有些事情採用自動化流程、有些事情不需要刻意追蹤、有些事情只需要藉由系統自動追蹤數據並具有回報工具的功能即可，如此便可以騰出時間。COVID-19 疫情爆發凸顯了數位化之必要性，增進企業推動數位化之決心。”
步驟 3：識別差距
一旦確定了特定的問題和想要達成的目標，需要訂定計劃去實現。在施行數位化方面，公司可以有幾個選擇。其中之一是自行建構一套數位工具。Rehm 曾遇過一個客戶企圖這樣做，Rehm 解釋：“你絕對可以自行建構一套數位化系統，但這樣會耗用IT資源，不僅在財務上成本高昂，而且需要花費許多時間才能確保其正確性。最後這個客戶仍堅持想法，只是自行建構的系統要到 2022 年才能完成。”
相較於長久等待，其實可以藉由開箱即用數位解決方案，直接帶領公司到達未來的狀態，並能自行定義公司特有的工作流程。如前所述，Rehm 建議詳細制定需要數位化的程序，並確定該程序的需求內容。花點時間詳細制定需求，可以減少多餘或無效的活動。
不幸的是，其中一項差距可能是員工及其對數位化的態度。如果企業是按照自己的方式建構一套數位化系統，那麼會很難讓員工相信改變是值得的。
步驟4：確定如何縮小差距
識別正確的數位工具是有難度的。需要考慮系統是否需要追蹤稽核？是否遵循 21 CFR Part 11 合規性？是否易於實施？另一個重要的考慮因素是預算，公司能投資多少？公司資源是有限的，能否以小額投資和小規模實施開始，再隨著時間的推移擴大規模？在選擇數位化解決方案時，經驗值尤其重要。然而，經驗之外，諮詢公司的協助可能是無價的。
當 Rehm 的客戶猶豫不決時，她關注的是如何將數位化的好處與公司或部門目標聯繫起來。例如，透過正確的解決方案，將原本需要 20-25 小時的過程降低到 10 小時，多出的時間可以再投資到製造團隊的時間。如果客戶仍然猶豫不決，Rehm 會提供另一條前進的道路。Rehm 表示： 「下一步將是在內部進行演練，展示公司內部跨部門工作之優勢。」
結論
如果不徹底檢視當前狀態，企業數位轉型等大型目標不太可能成功。Rehm 描述的方法有助於公司將其全面數位化目標分解成數個可管理且能夠擴展的小標的，通過檢視當前狀態以及可能潛在之效率低下的部分，企業可以將一連串的數位解決方案縮小成為對短期和長期最有效的解決方案，之後，企業就能專注於數位化解決方案如何幫助他們改善流程，並讓全公司對於施行數位化更具信心。